Zpracování osobních údajů

Správcem osobních údajů je Nadace Terezy Maxové dětem, IČ: 285 14 319, se sídlem Praha 1 – Staré Město, Jáchymova 26/2, PSČ 110 00, jakožto pořadatel akce. Správce shromažďuje osobní údaje o účastnících za účelem konání charitativního virtuálního happeningu „Hýbejte se s TERIBEAREM aneb Prima pohyb s medvědem“ (dále jen „akce“) v rozsahu nezbytném pro jeho řádnou organizaci a průběh.

Správce zpracovává osobní údaje o účastnících v rozsahu jméno, příjmení, e-mail, údaje o zemi a městě, ze kterého účastník pochází, název týmu, preferenci příběhu, který účastník svým pohybem podpoří, pohlaví, rok narození, údaje o platbě, unikátní ID (tzv. GUID) a množství absolvovaných kilometrů. V případě dětí mladších 13 let správce zpracovává jméno, příjmení a e-mail i zákonného zástupce dětského účastníka.

Účastník poskytuje tyto osobní údaje dobrovolně, pokud má zájem se akce účastnit. Unikátní ID a informace o absolvovaných kilometrech jsou přenášeny z aplikace viRACE poté, co účastník autorizuje spárování své registrace v aplikaci viRACE s online výsledkovou listinou správce prostřednictvím zaslaného odkazu. Tento krok musí účastník provést vždy, ať již během akce využije pouze aplikaci viRACE nebo některou ze sportovních aplikací (jak jsou uvedeny v podmínkách registrace) následně s aplikací viRACE propojenou. Poskytnutí uvedených údajů je nezbytné pro registraci účastníka a pro jeho zapojení do akce. Pokud účastník odmítne poskytnout kterékoli z uvedených osobních údajů, není možné provést registraci. Pokud ukončí autorizaci propojení uživatelského účtu ve sportovních aplikacích (jak jsou uvedeny v podmínkách registrace) s online výsledkovou listinou nebo zruší svůj účet u viRACE, nelze nadále evidovat jeho výsledky pro účely konání akce.

Právním základem pro zpracování je v tomto případě plnění smlouvy (registrace k akci a evidence absolvovaných kilometrů) a plnění právních povinností, které se na správce vztahují (zpracování údajů o platbě).

Správce zpracovává tyto osobní údaje automatizovanými prostředky v elektronické podobě. Osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, rok narození, město/země, podporovaný příběh, název týmu a naběhané absolvované kilometry může nadále užít v online výsledkové listině, zveřejnit je zejména na svých internetových stránkách www.teribear.cz, či jiným vhodným způsobem souvisejícím s propagací akce. Údaje uvedené v tomto odstavci je možné dohledat na internetových stránkách www.teribear.cz po zadání jména účastníka i po skončení akce, účastník však může kdykoli správce požádat o odstranění svých údajů.

Správce dále může zpracovávat e-mailovou adresu účastníka za účelem zasílání informací a obchodních sdělení souvisejících s organizací akce, případně v souvislosti s dalšími akcemi konanými správcem po skončení akce, marketingová či jiná sdělení týkající se charitativní činnosti správce, pokud účastník takové zpracování při registraci neodmítl. Ze zasílání obchodních sdělení se může účastník kdykoliv odhlásit, a to prostřednictvím odkazu uvedeného v zaslaném obchodním sdělení nebo níže uvedených kontaktních údajů. K uvedenému zpracování dochází na základě oprávněného zájmu správce na jeho přímém marketingu a v souvislosti s příslušnými ustanoveními zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v platném znění.

Správce používá pro zpracování uvedených osobních údajů následující zpracovatele: společnost CZECH-IN s.r.o., IČ: 485 82 387, se sídlem 5. května 1640/65, Praha 4, PSČ 140 00, společnost Gappex s.r.o., IČ: 068 35 732, se sídlem Na Cimbále 104/2, Praha 4, PSČ 143 00, společnost NET Production s.r.o., IČ: 033 73 045, se sídlem Za farou 816/67, Praha 5, PSČ 154 00. Všichni tito zpracovatelé zajišťují technickou a organizační podporu nezbytnou pro řádné konání akce. Zpracovatelé jsou povinni dodržovat dostatečná technická a organizační bezpečnostní opatření, a zpřístupnění osobních údajů se řídí smlouvou splňující příslušné požadavky GDPR.

Správce dále spolupracuje se společností Quevita AG, se sídlem Industriestr. 78, CH-4600 Olten, Švýcarsko, provozující aplikaci viRACE, prostřednictvím které budou v průběhu akce evidovány absolvované kilometry a na základě autorizace účastníkem přenášeny do online výsledkové listiny správce. Společnost Quevita AG jedná jako samostatný správce a bližší informace o tom, jakým způsobem zpracovává osobní údaje uživatelů aplikace viRACE, naleznete na: https://virace.app/en/privacy/. V případě, že účastník užívá některou ze sportovních aplikací (jak jsou uvedeny v podmínkách registrace), zpracovávají poskytovatelé těchto aplikací osobní údaje účastníka jakožto samostatní správci dle svých vlastních podmínek zpracování a na vlastní odpovědnost. Toto zpracování i jakákoli interakce mezi těmito sportovními aplikacemi a viRACE v rámci autorizace probíhají plně mezi těmito subjekty jakožto samostatnými správci a pořadatel ani organizátor za ně nijak neodpovídají.

Účastník může správce kdykoli požádat o informace, které o něm správce zpracovává a správce je povinen mu tyto informace kdykoli poskytnout. Tuto povinnost může za správce plnit i zpracovatel.

Pokud se účastník domnívá, že dochází ke zpracování jeho osobních údajů v rozporu se zákonem nebo ochranou jeho soukromého nebo osobního života, zejména jsou-li jeho osobní údaje nepřesné s ohledem na účel zpracování, může požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení nebo požadovat, aby odstranili takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o provedení opravy, omezení zpracování či výmaz jeho osobních údajů. Pokud je žádost účastníka shledána oprávněnou, správce nebo zpracovatel odstraní neprodleně závadný stav. Správce je též povinen o takové žádosti účastníka informovat příjemce, kterým osobní údaje poskytl. To neplatí v případě, pokud je informování příjemce nemožné nebo by vyžadovalo neúměrné úsilí. Za určitých podmínek může účastník požadovat i právo na přenositelnost svých údajů, též má právo podat proti správci stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. V případě, kdy účastník udělil souhlas se zpracováním, učinil tak dobrovolně a má právo tento souhlas kdykoli odvolat či omezit. Za určitých okolností má účastník právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů, zejména pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu.

Veškeré obrazové i zvukové záznamy a podobizny účastníků pořízené během akce včetně slavnostního zakončení v parku Stromovka v Praze, s jejichž pořízením účastník svolil nebo které pořadateli či organizátorovi akce sám zaslal, mohou být použity k vlastní propagaci správce nebo k propagaci jeho partnerů bez jakéhokoliv nároku účastníků na jakoukoliv odměnu. Účastník může své svolení s použitím obrazového či zvukového záznamu kdykoli odvolat, pokud by tak však učinil bez rozumného důvodu, je povinen nahradit správci škodu, která by mu takovým odvoláním vznikla. Účastí na ukončení akce na pražském Výstavišti dne 23. září 2023 bere účastník na vědomí, že během tohoto ukončení akce může dojít k zachycení obrazových i zvukových záznamů a podobizen účastníků a k jejich následnému užití pro účely informování o akci a propagaci pořadatele či partnerů akce. Sdílení jakýchkoli osobních údajů, včetně obrazových záznamů, prostřednictvím sociálních sítí podléhá zásadám zpracování osobních údajů společností provozujících tyto sociální sítě a správce za ně nenese žádnou odpovědnost.

Osobní údaje účastníka budou zpracovávány pouze po dobu, která je nezbytná k naplnění účelu zpracování. Po naplnění účelu zpracování budou osobní údaje bezpečně odstraněny. Po ukončení akce bude zrušena synchronizace dat z účtů všech účastníků v aplikaci viRACE. Z online výsledkové listiny budou údaje odstraněny po uplynutí jednoho roku od konání akce, ledaže účastník požádá o jejich odstranění dříve. V takovém případě však lze odstranit pouze identifikaci účastníka, nikoli naběhané kilometry, aby zůstala zachována integrita výsledků celé akce.

Pokud je právním základem zpracování souhlas účastníka, dotčené osobní údaje budou zpracovávány po dobu jeho trvání, ledaže účastník souhlas před uplynutím této doby odvolá nebo omezí. V takovém případě správce přestane osobní údaje v příslušném rozsahu pro daný účely používat.

V případě jakýchkoli dotazů týkajících se průběhu akce nebo v případě, pokud by účastník rád uplatnil svá výše uvedená práva, prosím kontaktujte společnost CZECH-IN s.r.o. e-mailem na teribear@c-in.eu. Správce lze kontaktovat na e-mailové adrese info@terezamaxovadetem.cz nebo telefonicky na +420 725 663 014.

„Bird & Bird & běžíme s Vámi“

Nadace Terezy Maxové dětem tímto ze srdce děkuje advokátní kanceláři Bird & Bird za kompletní právní servis pro projekt TERIBEAR i supervizi „Podmínek registrace“ a „Zpracování osobních údajů“.